Phòng Tổ chức - Hành chính
PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH
1. Cơ cấu tổ chức: Phòng gồm 01 trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng và các viên chức chuyên môn.
- Trưởng phòng: Hoàng Thị Lin
- SĐT: 0978.693.799
- Email: hoanglintcnbq@gmail.com
2. Chức năng
Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác tổ chức nhân sự, chế độ chính sách và bảo vệ chính trị nội bộ; công tác pháp chế; công tác Thi đua - Khen thưởng - Kỷ luật; xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Trường; công tác hành chính, lễ tân; quản trị cơ sở vật chất, thiết bị và công tác văn thư lưu trữ, tổng hợp.
Tham mưu và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về toàn bộ công tác quản lý hoạt động tài chính và công tác kế toán của Trường; xây dựng kế hoạch, nguyên tắc sử dụng tài chính theo đúng quy định của Pháp luật của Nhà nước.
3. Nhiệm vụ
a) Công tác tổ chức nhân sự, chế độ chính sách:
- Nghiên cứu tham mưu xây dựng, phát triển, đề xuất việc sắp xếp tổ chức bộ máy và điều động trong Trường;
- Nghiên cứu, đề xuất việc bổ nhiệm lãnh đạo các phòng, khoa thuộc Trường, quy hoạch phát triển đội ngũ cán bộ, viên chức và giáo viên phù hợp với yêu cầu phát triển và xây dựng trường;
- Quản lý và cập nhật hồ sơ nhân sự, hồ sơ đánh giá cán bộ, viên chức và người lao động hàng năm;
- Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, viên chức: đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ; thăng hạng chức danh nghề nghiệp của viên chức, nâng bậc lương; trợ cấp khó khăn, các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tai nạn con người. Triển khai, theo dõi chế độ nghỉ hè, nghỉ phép hàng năm cho cán bộ, viên chức, người lao động trong trường;
- Nghiên cứu và tham mưu xây dựng, điều chỉnh, bổ sung và ban hành các nội quy, quy chế, quy định trong Trường cho phù hợp với yêu cầu hoạt động và phát triển trường trong từng giai đoạn; tham gia đề xuất, xây dựng, chỉnh sửa, bổ sung quy chế chi tiêu nội bộ;
b) Công tác pháp chế
- Tổ chức tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, các quy chế, quy định cho cán bộ, viên chức, người lao động; phối hợp với các đơn vị thuộc trường kiểm tra việc thực hiện pháp luật, nội quy, quy chế và kiến nghị những biện pháp xử lí vi phạm;
- Giúp Ban Giám hiệu chuẩn bị ý kiến góp ý cho dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan Nhà nước gửi xin ý kiến; kiến nghị với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền trong việc sửa đổi, bổ sung văn bản quy phạm pháp luật;
c) Công tác Thi đua - Khen thưởng - Kỷ luật:
- Tham mưu và triển khai thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, viên chức, người lao động;
-Tham mưu xét duyệt các danh hiệu về nhà giáo, xếp loại giáo viên theo quy định, các đợt bình chọn giáo viên trong năm.
d) Công tác hành chính:
- Thu thập và lập kế hoạch về các mặt công tác, là đầu mối trao đổi thông tin giữa Ban Giám hiệu với các cơ quan, đơn vị ngoài trường, giữa Ban Giám hiệu với các đơn vị, cán bộ, viên chức, người lao động trong trường;
- Tiếp nhận và lưu công văn đến, công văn đi theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ;
- Theo dõi, cấp, xác nhận các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường, giao nhận thư tín, bưu phẩm;
Phối hợp các các đơn vị có liên quan trong trường tổ chức các hội nghị, hội thảo, tổ chức khánh tiết các ngày trọng đại, ngày lễ, khai giảng, bế giảng, phục vụ các hoạt động nói trên theo yêu cầu của Ban Giám hiệu về trang thiết bị, trang trí, vệ sinh, phục vụ;
- Sắp xếp, theo dõi lịch sinh hoạt, hội họp, công tác của trường; quản lí, sử dụng chữ ký, con dấu của trường theo quy định;
e) Công tác quản trị:
- Phối hợp với các phòng, khoa trong Trường quản trị toàn bộ cơ sở vật chất, đất đai, các trang thiết bị, tài sản trong phạm vi toàn trường; các điều kiện làm việc, phương tiện đi lại, thông tin liên lạc, công tác phòng cháy chữa cháy, hướng dẫn sử dụng, khai thác để đạt hiệu quả cao nhất; kiến nghị với Hiệu trưởng xử lý các trường hợp thực hiện sai quy định về sử dụng và bảo vệ tài sản chung của Trường;
- Quản lý và thực hiện công việc bảo trì, sửa chữa hệ thống điện, nước, mạng thông tin, máy tính trong toàn trường và trang thiết bị phục vụ khối văn phòng;
-Tập hợp, đề xuất Hiệu trưởng duyệt nhu cầu và mua sắm văn phòng phẩm của các phòng, khoa trong trường;
- Trực tiếp quản lý, điều hành lực lượng bảo vệ trật tự an toàn cơ quan;
- Quản lý và điều phối các phòng họp, hội trường, xe ô tô phục vụ yêu cầu hội họp và công tác của Trường; trực tiếp quản lý, điều hành công tác tạp vụ;
- Triển khai và tổ chức thực hiện công tác phục vụ, vệ sinh môi trường, quản lý, chăm sóc các loại cây xanh, bồn hoa, cây cảnh trong toàn trường;
- Quản lý trang thiết bị phục vụ cho việc dạy và học trong toàn trường;
- Thực hiện kế hoạch: mua sắm, trang bị, xây dựng, bổ sung, sửa chữa các phương tiện phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập của Trường; xây dựng kế hoạch và kiểm tra tình hình sử dụng;
- Quản lý và phát triển các hoạt động dịch vụ có thu từ việc tận dụng khai thác hiệu quả cơ sở vật chất, chỗ để xe…(nếu có)
f) Công tác tổng hợp, báo cáo:
- Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động chung của trường theo định kỳ và đột xuất;
- Thực hiện việc lập sổ, lưu trữ và ghi chép biên bản các cuộc họp của Trường, Ban giám hiệu mở rộng;
- Soạn thảo các loại văn bản của Trường theo yêu cầu của Ban Giám hiệu, sao chép tài liệu phục vụ hội nghị, hội thảo, các sinh hoạt tập trung khác;
- Kiểm tra thể thức và thủ tục văn bản đối với các phòng, khoa trong Trường;
- Thường trực các Hội đồng: lương, kỷ luật cán bộ viên chức, thi đua, khen thưởng của Trường;
- Thường trực Hội đồng kiểm kê tài sản, vật tư, thiết bị toàn trường; hội đồng mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác giảng dạy và học tập.
g) Công tác quản lý và kế hoạch phát triển tài chính:
- Thực hiện công tác lập kế hoạch, dự toán thu chi tài chính và phương án tự chủ tự chịu trách nhiệm theo hướng dẫn của cơ quan quản lý;
- Quản lý toàn bộ nguồn kinh phí của Trường (trừ kinh phí Đảng phí; Công đoàn); quản lý lập dự toán ngân sách, phân bổ tài chính hằng năm;
- Thường trực Hội đồng định giá, đánh giá lại tài sản; tham gia Hội đồng kiểm kê tài sản, vật tư, thiết bị của Trường, tham gia đề xuất xử lý (bồi hoàn, thanh lý) các hiện tượng gây thất thoát, hư hỏng tài sản; phổ biến các văn bản Nhà nước về quản lý tài chính;
-Tham mưu cho Hiệu trưởng xây dựng, chỉnh sửa Quy chế chi tiêu nội bộ, các chế độ cho cán bộ, viên chức, người lao động;
- Xây dựng và thực hiện các kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn; phối hợp với các phòng, khoa trong Trường nắm bắt và dự kiến, ước thực hiện quy mô các hoạt động để tham mưu xây dựng phương hướng phát triển hằng năm, từng giai đoạn của Trường; tham mưu kí kết và quyết toán các hợp đồng kinh tế, đào tạo, bồi dưỡng, thỉnh giảng.
8. Công tác kế toán:
- Thực hiện công tác kế toán theo quy định về chế độ kế toán đơn vị sự nghiệp: tổ chức thu học phí, lệ phí và các khoản thu khác của Trường (nếu có); lập và lưu trữ sổ sách, chứng từ, tài liệu kế toán theo quy định; giao dịch cơ quan tài chính có liên quan; lập và báo cáo tài chính cho cơ quan quản lí cấp trên và cơ quan tài chính đúng thời hạn; quản lí tiền mặt theo quy định của Nhà nước; thực hiện công khai tài chính theo quy định;
- Thanh toán tiền lương, tiền công, tiền thưởng, học bổng và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên và học sinh đúng kỳ hạn và tiêu chuẩn, chế độ quy định; thu nhận, xuất cấp, bảo quản tiền mặt và các hiện vật có giá trị như tiền; thực hiện công tác thủ quỹ và an toàn quỹ két, kho;
- Thực hiện công tác thu, chi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và bảo hiểm khác theo quy định đối với cán bộ, viên chức và người lao động;
- Kiểm tra, giám sát việc mua sắm thiết bị, sửa chữa tài sản phục vụ công tác chuyên môn và duy tu bảo dưỡng các công trình xây dựng cơ sở hạ tầng;
- Phối hợp việc mua vật tư thiết bị, tham gia đấu thầu, theo dõi công nợ, quản lý các hợp đồng kinh tế;
- Cập nhật, trích nộp và báo cáo thu nộp các khoản thuế theo quy định của Nhà nước;
- Cân đối nguồn kinh phí, tiết kiệm chi tiêu trích lập hoạt động các quỹ nhất là quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp để tăng cường đầu tư chiều sâu.